עולם העבודה כיום דורש ממעסיקים וממנהלי כוח אדם חשיבה מחודשת על ניהול הנוכחות. שיטות ישנות של שעון נוכחות לא דיגיטלי כבר ממש לא יכולות לתת מענה לצרכים המשתנים של העובדים ושל המנהלים בארגונים. ולכן, יותר ויותר ארגונים מיישמים דיווח נוכחות באמצעות אפליקציה שעון נוכחות שיכולה לתת את המענה המתקדם ביותר.

דיווח נוכחות סלולארי

כיום במקום שעון נוכחות מיושן, ניתן לדווח נוכחות באמצעות אפליקציה שעון נוכחות. האפליקציה מותקנת במכשיר הסלולארי של העובד, ובאמצעותה ניתן לבצע פעולות מגוונות בנוגע לשעות העבודה. השימוש באפליקציה הוא אידיאלי לעובדים שאופיו של התפקיד שלהם מכתיב להם הימצאות לאורך ימים רבים או שעות רבות מחוץ למשרד. המשמעות היא שעובדים אלה לא מבצעים החתמה של כרטיס העובד באופן המוכר לכולם. מענה זה מאפשר להם לדווח על שעות העבודה שלהם בצורה נכונה ומדויקת. אפליקציה שעון נוכחות היא פתרון מצוין גם לדור החדש של עובדי הייטק: עובדים שאינם נמצאים פיזית במקום העבודה ועובדים בעיקר מהבית. האפשרות לעשות שימוש זה בדיווח באמצעות שעון נוכחות מהדור החדש יכולה להיות מאוד יעילה כאשר מדובר גם בעובדים שנמצאים מעבר לים, ועובדים משם בשגרה. לא נדיר למצוא עובדים אלה כיום בעולם ההייטק, ולא רק שם.

פונקציות נוספות של המערכת

הדיווח באמצעות אפליקציה שעון נוכחות אשר מותקנת על הטלפון הסלולארי, כולל יתרונות נוספים. בשונה מדיווח באמצעות שעון נוכחות מיושן, יש מגוון פונקציות שהמערכת מאפשרת. ראשית, העובד העושה שימוש באפליקציה יכול לבצע דיווח של כניסה ויציאה גם ממשימות אשר הוגדרו לו. באמצעות הדיווח הזה ניתן לעקוב אחר המשימות, לנתח את שעות העבודה לפי העובד שביצע את המשימה ולהפיק תובנות בנוגע לזמן העבודה על כל משימה. בנוסף, אפליקציה שעון נוכחות מאפשרת לעובד לדווח על היעדרות שלו בשל נסיבות שונות כמו: מחלה, חופש וכן הלאה). ניתן גם לבצע דיווח במערכת מסוג זה אודות מכירות שמבוצעות על ידי העובד, וזהו יתרון מהותי עבור סוכני מכירות שמתוקף תפקידם הם ניידים ונוסעים מלקוח ללקוח. אלה כאמור רק חלק מהאפשרויות שהמערכת מעניקה לעובד וכמובן שגם למנהלים.

יתרונות משמעותיים למנהלים

בשונה משיטות אחרות של עבודה עם שעון נוכחות, דיווח על ידי אפליקציה שעון נוכחות מאפשר יתרונות רבים למנהלים ולמעסיקים. כאשר דיווח המשימות נעשה באמצעות האפליקציה, גם העובד וגם המנהל יכולים לנתח בזמן אמת את יעילות העבודה, ואת הזמן שלוקח לבצע כל אחת מהמשימות. המנהלים גם יכולים לאתר באופן מהיר האם יש עובד מסוים אשר מתעכב באופן שגרתי על משימות, או שיש עובד אשר מבצע את משימותיו בצורה מהירה במיוחד. לנתונים אלה יש השלכות על היעילות העסקית של הארגון ועל חלוקת העבודה בו. נתונים אשר שעון נוכחות פשוט אינו יכול לספק, וניתן לקבל אותם רק באמצעות מערכת חכמה כמו אפליקציה שעון נוכחות.