ניהול עובדים בצורה יעילה כרוך בחשיבה רבה, כאשר העניינים הטכניים מהווים חלק חשוב ובלתי נפרד מהעבודה היום יומית בניהול משאבי אנוש. חישוב השכר של העובדים בארגון יכול להיות מבוצע באמצעים פשוטים כמו שעון נוכחות רגיל ולא מתוחכם, אך ניתן ואף רצוי להתקדם לשימוש במערכות מתוחכמות יותר כמו אפליקציית שעון נוכחות הכוללת יתרונות רבים הן לעובדים והן למנהלי משאבי האנוש בחברה. בעולם מתקדם וטכנולוגי, גם הפתרונות לניהול מדויק של מצבת העובדים צריך להיות חכם יותר.

ניהול נוכחות עובדים

החוק מחייב ארגונים וחברות לבצע רישום נוכחות מדויק, ולהתקין שעון נוכחות על מנת לעשות זאת. נוכחות העובדים צריכה להיות מדויקת על מנת שכל הנתונים יהוו חלק מחישוב השכר של כל עובד ועובד.

ניתן לבצע רישום נוכחות באמצעים יותר מתקדמים וחכמים כמו אפליקציית שעון נוכחות. מדובר באפליקציה המאפשרת לעובדים נגישות מירבית מכל מקום בו הם נמצאים. רישום נוכחות בשיטה זו מעניק זמינות רבה של כלי הרישום בקרב עובדים, בייחוד עובדים אשר אינם נמצאים מדי יום במשרדי החברה או שעבודתם היא עבודת שטח. האפליקציה לרישום הנוכחות מאפשרת תפעול פשוט וזמין מכל מקום בו ימצא העובד. ארגונים וחברות עושות שימוש במערכת לניהול נוכחות המאפשרת לעובד להזין שם משתמש וסיסמה ולעדכן את נוכחותם. לא רק שהדבר נוח ופשוט עבור העובד אלא שהמעסיק מקבל רישום מסודר ומדויק של נוכחות העובדים.

שימוש באפליקציה

כאמור, קיימת אפשרות לבצע רישום נוכחות על ידי שעון נוכחות פשוט, אך אפליקציית שעון נוכחות היא יעילה יותר. באמצעות האפליקציה ניתן לבצע פעולות שונות  בנוגע לשעות העבודה, דרך הטלפון הנייד. האפליקציה פועלת למעשה בתור שעון נוכחות לעובד, וניתן להוריד אותה בכלל מכשיר טלפון חכם מחנות האפליקציה. ניתן לעשות שימוש במערכת עבור כל סוג של עובד, אך היא יעילה במיוחד כאשר מדובר בעובדים הנדרשים להימצא מחוץ למשרדי החברה במשך ימים או שעות ארוכות. הצורך שלהם להחתים את כרטיס העובד ולציין את השעה בו התחילו וסיימו לעבוד עדיין קיים ועל כן הפתרון הזה יכול להימצא כאידאלי עבורם.

יתרונות התפעול של האפליקציה

באמצעות אפליקציית שעון נוכחות יכולים העובדים לא רק לדווח על כניסה ויציאה מהעבודה (בדומה לפעולת שעון נוכחות). העובדים יכולים לדווח בתוך האפליקציה על הזמנים בהם התחילו וסיימו את המשימות אשר הוקצו להם. השימוש באופן זה יכול להעניק תמונה מלאה יותר על דפוסי העבודה של העובדים. המנהלים יכולים לנתח באופן מעמיק את שעות עבודתם של העובדים ואת הזמן אשר הוקדש עבור כל אחת מהמשימות שהוקצו להם. בנוסף לפעולות הבסיסיות של אפליקציית שעון נוכחות, קיימת האפשרות לנתח מספר פרמטרים כמו כמות המכירות היומית לעובד, מספר הפגישות היומי שביצע העובד ועוד. תוכנת שעון נוכחות זו מאפשרת התממשקות עם מערכות נוספות, בהן מערכת השכר של הארגון.

אחד התחומים הבולטים אשר כל ארגון צריך, ולא משנה כמה עובדים נמצאים בו הוא חשבות שכר. חישוב השכר הוא חלק בלתי נפרד מעולם העבודה וחשוב לבצע אותו בצורה מיומנת ומקצועית. קיימות תוכנות שונות אשר נותנות מענה לדיווחי הנוכחות וניהול משאבי האנוש, כמו למשל תוכנת סינריון. התוכנות מאפשרות לעקוב אחר נוכחות העובדים, לחשב את השכר תוך עדכון של פרמטרים כמו ימי חופש, מחלה והפרשות שונות של המעסיק. בדיוק מסיבות אלה חשוב לעשות שימוש בתוכנה אמינה ומקצועית לחישוב השכר.

מערכת נוכחות מתקדמת

אחת החברות המובילות בישראל בתחום של חשבות שכר ומשאבי אנוש היא סינריון. המערכת של סינריון יכולה להתממשק למערכות של ספקים שונים בתחום חישוב השכר כמו מלם שכר, חילן וכן הלאה. התוכנה מכילה בתוכה מערכות מגוונות של ניהול משאבי אנוש, ניהול עובדים ועוד ומאפשרת ייעול משמעותי של דרך הניהול של עובדים בארגון.

חשבות שכר היא כאמור רק פעולה אחת אותה מבצעת המערכת. הפתרונות של סינריון פועלים ברחבי העולם ומשמשים מגוון של ארגונים. ניתן להשתמש במערכת לניהול הנוכחות של העובדים וניהול זמן העבודה. כמו כן קיימת אפשרות לאסוף את המידע ולבצע ניתוח מעמיק שלו לצורך יעול תהליכים שונים בתוך הארגון.

דרישות שונות בכל ארגון

כל ארגון נדרש להתמודד עם אתגרים שונים. חשבות שכר בארגונים מרובי עובדים יכולה להיות משימה לא פשוטה. המערכת של סינריון מאפשרת להגדיר דרישות ספציפיות של החברה, בהתייחס להסכמים אישיים, חוקי עבודה ודפוסי עבודה שונים כמו למשל עבודה במשמרות.
עוד אלמנט חשוב בתחום מערכות לניהול משאבי אנוש הוא לא רק ניהול הנתונים בהווה, אלא קבלת תמונה היסטורית אודות כל עובד בחברה. מתוך איסוף המידע הרלוונטי, ניתן לקבל תמונה על תהליכי הקליטה אותם עבר העובד, הקורסים בהם השתתף, סיכום של שיחות אישיות והערכות ביצועי העובד וכמו כן סיום העבודה. אלה נתונים משמעותיים היכולים לשמש את הארגון ללמידה ולשיפור בתחום ניהול המשאב האנושי שלו.

יכולות המערכת

מתוך מגוון המערכות הקיימות לניהול משאבי אנוש, חשוב לדעת לבחור במערכת אשר כוללת יכולות רבות. זאת במטרה לתת מענה לשלל ההיבטים של ניהול עובדים בארגון. כדי לבצע ניהול נוכחות מדויק של עובדים לצורך חשבות שכר וניהול משאבי אנוש, מערכת סינריון כוללת מספר פונקציות חשובות:

• חיפוש בתוך המערכות: אפשרויות שונות לחיפוש עובד בהתאם לפרמטרים שונים
• תיעוד וניתוח: איסוף ושמירה של נתונים ומסמכים כמו קורות חיים, תעודות, הסכמי עבודה וכן הלאה.
• תצוגה: תצוגת דיווח מגוונת
• דיווח המבוצע באמצעות סמארטפון
• התממשקות והתאמה לכל תוכנות השכר הקיימות
• אפשרות להענקת הרשאה לגישה עצמאית למערכת

תכונות אלה הופכות את סינריון למערכת מתקדמת אשר יכולה לתת מענה בכל ההיבטים המגוונים של ניהול משאבי האנוש כמו דיווחי נוכחות, חשבות שכר ונתונים ארגוניים נוספים.