הקמת עסק חדש היא משימה מאתגרת שתובעת את כל המשאבים הנפשיים והפיזיים של היזם. בתקופה הקדחתנית של הקמת העסק, כאשר הוצאה רודפת הוצאה ואירוע רודף אירוע, קשה מאד להישאר בשליטה טובה על כל ההיבטים של הפעילות. זה לא נורא אם חלון הראווה מתלכלך או ששוכחים לכבות את האור. אבל כאשר מאבדים שליטה על המצב הכספי של הארגון ימים מעטים עשויים לגרום לנזק בלתי הפיך. אם רוצים להצליח בהקמת עסק ובהישרדותו לאורך זמן – חשוב מאד להשקיע מחשבה ולמצוא את הכלים הנכונים כדי לא לאבד שליטה על מצב הכספים.

אחת המכשלות הגדולות ביותר היא חיזוי תזרים המזומנים. בעלי העסקים מכירים את התחושה הקשה כאשר מבינים פתאום שההוצאות הצטברו ופשוט אין דרך לכסות אותן מן המשאבים הקיימים. בור כזה בתזרים המזומנים עשוי לנבוע מחוסר שליטה מספקת בהוצאות או מרמה נמוכה של הכנסות ביחס לצפי. את הרגע הזה ניתן למנוע רק ניהול הוצאות והכנסות מדוקדק לאורך זמן ובחירה של הכלים הנכונים.

רותמים את יכולות המחשב לניהול יעיל

ניהול תקציב וניהול כספים בעסק הוא תחום שאסור לאבד עליו שליטה. כדאי לפתוח את ניהול העסק בהכנת תקציב שבו יירשמו כל ההוצאות הצפויות לצד צפי הכנסות מסודר. תקציב כזה חייב ללוות את העסק ממש מיום הקמתו, תוך בדיקה מתמדת של המצב בפועל מול הציפיות המוקדמות. כל שינוי באחד הצדדים צריך לזכות להתייחסות. במקביל לרישום ניהול הוצאות והכנסות מסודר יש לחשוב על תזרים המזומנים ממש ברמה היומיומית, מכיוון שפער של כמה ימים עשוי ליצור בור שקשה להתמודד עמו.

כל המשימות הללו סביב ניהול תקציב וניהול כספים בעסק דרשו בעבר יותר מדי זמן ומשאבים מן היזם העמוס. כיום אנחנו פוגשים בכלים מיוחדים ויעילים שגובשו על ידי מומחים לתחום ויכולים לתת את כל המידע הנדרש בפשטות וביעילות ולהצביע בזמן אמת על בעיות וכשלים. המערכת עצמה תתריע על בעיות ותסייע לבעל העסק להישאר בשליטה. אותה מערכת יכולה לשאוב את המידע ממערכות הנתונים של העסק. חווית משתמש נוחה מאפשרת לאנשים ללא רקע במערכות מחשב פיננסיות מורכבות להתמצא בקלות ובמהירות. מערכת כזו יכולה להתנהל אונליין ולהיות זמינה עבורכם מכל מחשב, תוך שהיא מגובה, מאובטחת ומתוחזקת על ידי גופים מקצועיים שניתן לסמוך עליהם. בעולם שבו קיימות מערכות כאלה, בעל העסק יכול להישאר בשליטה מלאה ולראות את כל התמונה הפיננסית של העסק בכל רגע שירצה.