מי מאיתנו לא זוכר את הקופה המסורבלת שהייתה למוכר במכולת? לא היו לה רכיבים משוכללים וניתן לומר שהיא הייתה קופה רושמת פשוטה, עם יכולות מוגבלות. מאז הדברים השתנו מהקצה אל הקצה. כיום ניתן לראות קופה רושמת לעסק קטן, כזו שהיא גם ניידת ומספקת נתונים שונים לפי צרכיו של הלקוח. בעלי ובעלות עסקים קטנים בוודאי מתלבטים האם יהיה להם צורך בהכנסת קופה רושמת לשגרת העבודה של העסק. התשובה היא כמובן שכן, והיתרונות בקופה כזו הם רבים.

מעקב פשוט יותר

לא משנה מה סוג העסק שאתם מתפעלים, במציאות של ימינו אי אפשר להרשות לעצמנו להישאר מאחור. במידה ואתם מנהלים עסק שאינו גדול, ומעוניינים לעקוב אחר ההזמנות וההכנסות, קופה רושמת לעסק קטן היא דבר מאוד משמעותי שיכול לסייע לכם בכך. כך למשל, אם אתם בעלים של בית קפה קטן ורוצים לאסוף את ההזמנות במהירות וביעילות – אתם צריכים קופה שתהייה קטנה יחסית ונוחה לתפעול ובמידת הצורך ניידת כך שאפשר לשאת אותה משולחן לשולחן. הקופה הרושמת היא שם כולל למגוון סוגים של קופות המופעלות באמצעות אפליקציות או מכשירים ייעודיים. כיום, ניתן גם לסנכרן בין מספר קופות כאלה על מנת לאפשר לכל העובדים גישה נוחה ומהירה.

שמירה על קשר עם הלקוחות

שימוש יעיל בקופות רושמות, בין אם קופה רושמת לעסק קטן או עסק גדול, מאפשר שמירה על קשר עם הלקוחות. המשמעות היא שעל ידי הזנת נתונים של לקוחות אשר מעוניינים להצטרף לרשימת הדיוור של העסק, מתקבלת רשימה של לקוחות. הלקוחות יכולים בצורה זו לקבל מידע על מבצעים, שעות סגירה או פתיחה משתנות, חידושים בתפריט וכן הלאה. ולא מדובר פה רק בבתי קפה, אלא גם לחנויות אופנה וחנויות מתמחות שונות יש בהחלט מה לעשות עם קופה רושמת ומסד נתונים כזה. הקשר עם הלקוחות הקיימים הוא משמעותי ביותר.

איך לבחור נכון?

לאחר שהבנו כי קופה רושמת לעסק קטן היא משהו שכמעט אי אפשר בלעדיו, ובין אם החלטנו על קופה רושמת פשוטה או יותר מורכבת – חשוב לוודא מספר דברים. הדבר הראשון הוא לבדוק את מורכבות התפעול. מה שיכול להיראות מאוד פשוט לאנשים יותר מיומנים, עלול להיות מורכב מאוד עבור אנשים שיש להם יכולות טכניות מוגבלות. דבר נוסף הוא לבדוק מה הצורך שלכם ברכישה של קופה רושמת פשוטה. יכול מאוד להיות שתגלו שאתם צריכים קופה אשר מאפשרת מספר מצומצם של פונקציות או דווקא כזו שדורשת מרכיבים רבים. איך תדעו? שווה להתייעץ כמובן עם אנשי מקצוע המתמצאים בכך. הבנה של הצרכים שלכם תסייע להתאים עבורכם את הפיתרון המתאים ביותר. לאחר שהתחלתם לעבוד עם קופה רושמת לעסק קטן, כדאי לבדוק האם קיימת אפשרות של תמיכה טכנית בתקלות או בשאלות שעשויות לצוץ מפעם לפעם.

אתם בוודאי מזדהים עם התחושה הזו: מגיעים בבוקר למשרד, היום עוד לא ממש התחיל אבל אתם כבר ממש מחכים לקפה. לא בכל משרד או חברה ניתן למצוא מכונת קפה מקצועית, ופעמים רבות מכונת קפה למשרד תהייה מכונה פשוטה ולעתים מיושנת. במידה ואתם אחראים על הנושא בארגון שלכם, הנה כמה דברים שכדאי לדעת כדי להפוך את הבוקר של העובדים לקצת יותר מרענן.

הרבה או מעט?

כמה עובדים נמצאים במשרדי החברה? הנתון הזה חשוב על מנת להכריע כמה מכונות קפה לקנות וגם איזה סוג של מכונת קפה למשרד מתאים ביותר. רכישה של מכונת קפה למשרד צריכה לעמוד בדרישות השימוש של העובדים וגם להיות מותאמת לעומס העבודה איתה: במקום עבודה גדול – סביר להניח שהעומס יהיה גדול, במקום עבודה קטן ניתן להסתפק במכונת קפה קטנה או מכונת קפה מקצועית אשר מיועדת למספר קטן של משתמשים ובהיקף נמוך.
במידה ויש לכם את האפשרות, כדאי לבדוק על מנת להעריך את מספר כוסות הקפה אותן העובדים שותים ביום העבודה. במידה ואתם מעוניינים להתייעץ עם העובדים בידקו האם יש העדפה של העובדים לסגנון או לסוג מסוים של קפה.
לאחר שבדקתם עם העובדים, חשוב לקחת בחשבון אנשים נוספים שאינם עובדים בחברה אך נדרשים להגיע למשרדיה. אלה יכולים להיות עובדי ניקיון או תחזוקה, אורחים או לקוחות שמגיעים לקבלת קהל וכן הלאה. גם בהם רצוי להתחשב כדי להעריך את סוג מכונת קפה למשרד שאתם בורחים ואת יכולות העבודה שלה.

מי מפעיל?

זו שאלה שחשוב מאוד להתעכב עליה. מכונת קפה מקצועית יכולה להיות מופעלת על ידי העובדים אך גם על ידי בריסטה מקצועי בחברות גדולות. במידה והעובדים הם אלה שיתפעלו את מכונת קפה למשרד, רצוי ואף מומלץ לקחת בחשבון את קלות התפעול של המכונה. אתם ממש לא רוצים מכונת קפה מקצועית ומשוכללת שיושבת ומעלה אבק במשרדי החברה משום שאיש מהעובדים אינו יודע איך להפעיל אותה.
מכונת קפה מקצועית יודעת להכין גם סוגים אחרים של משקאות חמים אשר אינם קפה כמו למשל שוקו, מוקצ'ינו וכן הלאה. בידקו האם בחברה שלכם יש צורך במכונות קפה מהסוג הזה? פעמים רבות העובדים בוחרים לשתות גם משקאות אחרים מלבד קפה, ולכן נוח מאוד להכניס מכונה כזו למקום העבודה. גם כאן הכל תלוי בתקציב אשר עומד לרשותכם. בידקו שהמכונה אותה אתם מתכוונים לרכוש, או מספר מכונות שברצונכם לרכוש, נמצאת בגבולות התקציב של החברה. בידקו מה תנאי השימוש והאם יש צורך בתשלום נוסף חד פעמי או תשלום חודשי קבוע על מנת לתפעל את מכונת הקפה.
חברות רבות חורטות על דגלן קיימות ושמירה על איכות הסביבה, ולכן במידה ואותה מכונת קפה למשרד אשר בה אתם מעוניינים היא כזו שנעשה בה שימוש גדול בקפסולות, כוסות חד פעמיות  וכן הלאה, מומלץ לקחת זאת בחשבון.

העולם משתנה, בין אם זו הכלכלה, הסביבה או נושאים חברתיים, ולכן יש בהחלט מקום לדון על פילנתרופיה אשר מותאמת לחוקים של העולם החדש. קוראים לזה Blended Finance , שיטת מימון חדשה שמתאימה ליוזמות חדשות בעולם המשתנה. יש מי שיגידו שאנחנו צריכים לחשוב על נדבנות בכל תחום, באופן שונה ודרך עיניים מתקדמות יותר.

איך זה עובד?

כאשר מדובר על פילנתרופיה בעידן שלנו Blended Finance נכנסת לתמונה. מדובר למעשה בשיטה חדשנית למימון. שיטה זו עושה שימוש בקרנות פילנתרופיות לאיתור מקורות הון חדשים, יוזמות ממשלתיות או השקעות פרטיות ומתעלים אותן לקידום מטרות חברתיות או סביבתיות. הרעיון הוא לשים בראש סדר העדיפויות את הצרכים של אלה שאינם בהכרח "קרובים לצלחת" ולתת מימון גדול יותר למטרות שהפוקוס עליהן נוטה להיות קטן רוב הזמן. נצלול פנימה על מנת להבין קצת יותר טוב איך השיטה הזאת עובדת.

קודם כל – מה הבעיה?

כל יוזמה בין אם בעולם העסקים או בתחום של פילנתרופיה, מתחילה בזיהוי של בעיה כלשהי.  בעיה יכולה להיות מצב סביבתי מורכב או כזה שקיים במספר מדינות בעולם בו זמנית, מוסד חברתי בעל משמעות או כל דבר שיש לו השפעה על העולם – בהיבט החברתי, הרפואי, הסביבתי וכן הלאה. לאחר שזוהתה הבעיה, הפלטפורמה של  Blended Finance  מגדירה את המטרות ומרכיבי המפתח של אותה הבעיה. ההגדרות האלה הן חשובות משום שהן מאפשרות לראות תמיד את המטרות לנגד העיניים וממקדות את הפעילות בהמשך. יהיו מי שיגידו שאין חשיבות לקביעת מטרות ויעדים ברורים כאשר פילנתרופיה היא העניין, אבל זוהי טעות. כדאי מאוד להביט על ארגונים ללא מטרת רווח כמו עמותות לילדים בסיכון, לאנשים חולי סרטן ועוד בדיוק כפי שמסתכלים על חברות עסקיות. כאשר בוחרים בנקודת מבט זו, יעילות העבודה גוברת.

תכנון ותחקור לאחר ביצוע

עניין נוסף שרווח בקרב ארגונים פילנתרופיים היא פעמים רבות הנושא של בקרה תוך כדי התהליך וסיכום או תחקיר לאחר שהתהליך הסתיים. פרויקטים סביבתיים למשל מסתמכים על פילנתרופיה אך לא בודקים כנדרש האם סכומי הכסף שהתקבלו אכן הובילו למציאת פיתרון לבעיה. יותר מכך, ארגונים שלא נוקטים בגישה של פלטפורמת  Blended Finance לרוב לא מצליחים לכמת את הצלחת הפרויקט. כלומר, לא ניתן לדעת מה מידת ההשפעה שהייתה לפעולה הפילנתרופית על הצלחה של הפרויקט או המשכו. כך קורה שסכומי עתק מגיעים לעמותות או ליוזמות נפלאות, אך לא מלווים אליהם כלים עסקיים לבקרה והסקת מסקנות. המשמעות היא שבסופו של דבר ייתכן והפוטנציאל של היוזמה החברתית או הסביבתית לא מומש כראוי, ובסכומי הכסף שנתרמו ניתן היה בהחלט לעשות יותר. הבקרה שהפלטפורמה מאפשרת טובה לשני הצדדים: מצד העמותה או הארגון הם מממשים בצורה מיטבית את הכסף שנתרם להם, והקרן הפילנתרופית רואה שימוש מיטבי בכסף שהשקיעה, מה שיכול להוביל להשקעה של סכומים נוספים בפרויקטים נוספים.