ניהול עסק או חברה דורש ניהול נכון גם של כוח האדם בחברה. אחד החלקים המהותיים במעקב יעיל ונוח אחר העובדים בחברה הוא דיווח הנוכחות. לא רק חברות גדולות נדרשות להתקנת שעוני נוכחות במרחבי העבודה, אלא גם עסקים קטנים שמעסיקים מספר מצומצם של עובדים צריכים שעון נוכחות בעסק. כשניתן לעבוד בו זמנית מכמה מקומות פיזיים – ועדיין לעבוד באותו מקום עבודה, צריך פיתרון מתקדם. כך תנהלו את מצבת העובדים באופן אפקטיבי ומדויק.

ניהול מדויק של שעות העבודה

אחד ההיבטים החשובים ביותר לאפקטיביות של עסק קטן או חברה גדולה הוא דיווח הנוכחות. בעסקים קטנים רבים, דיווח הנוכחות אינו מתבצע כלל באמצעות שעון נוכחות אלא על ידי רישום ידני של שעת הכניסה לעבודה ושעת היציאה מהעבודה. הדבר אולי נוח כאשר מדובר על עובד אחד או שניים, אך במידה ויש מספר גדול יותר של העובדים, העניין מתחיל להיות מסובך. לעתים עובדים מפספסים את המעקב ורושמים שעות לא מדויקות או שאינם מדווחים כנדרש. אם תוסיפו לכך גם את נושא ימי החופש והעדרויות שונות של העובדים בעסק, תקבלו מעקב לא מדויק. כדי לעשות את זה נכון, שעוני נוכחות צריכים להיכנס לתמונה וכעת נשאלת השאלה: מה שיטת רישום הנוכחות היעילה ביותר?

דיווח נוכחות ממוחשב

דיווח נוכחות באמצעות שעון נוכחות פשוט שמוצב בכניסה למקום העבודה, היא השיטה הישנה והמוכרת לכל. השיטה הזו הייתה נכונה לתקופת עבר, בה המחשבים פחות היו נוכחים בחיינו ולא הקלו על עבודת הרישום והדיווח כמו בימים אלה. שעוני נוכחות מתקדמים יותר, הם אלה שמאפשרים לעובד לעדכן את שעת הכניסה והיציאה שלו באמצעות עמדת המחשב שלו בעבודה או על ידי אפליקציה אותה ניתן להתקין בכל טלפון חכם. בדרך זו הרישום הופך מדויק יותר, העובדים פחות מפספסים וכל המידע יכול להיות מעודכן בזמן אמת במערכת ניהול משאבי האנוש של העסק או החברה.

להפיק יותר מהמערכת

מעבר לדיוק שבעבודה עם שעוני נוכחות ממוחשבים או באמצעות אפליקציה, קיימת האפשרות להפיק נתונים יותר מתקדמים מהמערכת. על ידי שימוש נכון במערכת, ניתן להבין כמה שעות נוספות אם בכלל, עושים העובדים בחברה. כמו כן ניתן להבין האם מדובר במחלקה ספציפית שבה חסרות שעות עבודה או שיש שעות נוספות מרובות. כל תהליך הפקת המשכורות הופך פשוט יותר, משום שהמערכת מקבלת את כל הנתונים בזמן אמת ויכולה להוציא את המשכורות בתוך פרק זמן קצר ביותר. יתרון מהותי נוסף של שעון נוכחות אשר מותקן באפליקציה הוא הניידות. עובדים רבים אינם עובדים פיזית במקום העבודה: הם עובדים מהבית, נדרשים לנסיעות במסגרת התפקיד שלהם או שנמצאים במקום מרוחק כמו מדינה אחרת. אפליקציית שעוני נוכחות כזו מאפשרת לקבל את הנתונים בתוך זמן קצר, ולייעל את תהליך דיווח הנוכחות לעובדים וגם למחלקת משאבי האנוש בארגון.

אחת הסוגיות שמנהלים ומנהלות רבים מתחבטים בהן היא המוטיבציה של העובדים במקום העבודה. בעולם שבו יש ימי גיבוש בלי סוף, נופשים ועוד שלל פינוקים ואירועים שמטרתם לגרום לעובדים להגיע עם חיוך לעבודה, קשה למצוא את הנוסחה שבאמת תבטיח את זה. דרך נהדרת להעניק ערך מוסף הן הרצאות לעובדים, שיכולות להתקיים במקום העבודה או בכל מרחב אחר. הרצאות מאפשרות לעורר מוטיבציה במגוון דרכים.

לעובדים חדשים בחברה

נכון, סוגית המוטיבציה במקום העבודה עולה פעמים רבות בקרב עובדים ותיקים יותר. אבל, הדרך ליצור סביבה מלאת תוכן מתחילה עם צעדיו הראשונים של העובד בחברה. הרצאות לעובדים חדשים למשל, לא חייבות להיות הרצאות שסוקרות רק את הארגון ואת בעלי התפקידים בו. בהחלט אפשר ליצוק תוכן אחר להרצאות האלו ולהביא מרצים שידברו על נושאים שרלוונטיים לעובדים החדשים בחברה.
הרצאות מהסוג הזה ניתן לקיים במקום העבודה, וכמובן תמיד יש את האפשרות להוסיף קצת עניין ולקיים אותן בלוקיישן קצת אחר ואולי פחות "מעונב".

מה נותן את הטון?

כאשר בוחרים הרצאות עבור עובדים ועובדות בחברה, צריך קודם כל לחשוב על המטרה. מה הייעוד של הרצאות לעובדים בארגון מסוים? האם הן אמצעי להעשרה או פשוט תוכן מקצועי שחשוב שיועבר בדרך מעניינת ולא שגרתית? עובדים תמיד ישמחו להשתתף בהרצאה שמדברת אליהם ועליהם, ומאפשרת להם לרכוש ידע רלוונטי, גם אם מדובר בנושא שלא מחובר ישירות לתחום העבודה שלהם. הרצאות אלה נותנות ערך רב לעובדים, שוברות במעט את שגרת יום העבודה ומאפשרות לעורר מוטיבציה ונאמנות למקום העבודה גם בקרב עובדים ותיקים.

באיזה לוקיישן?

מיקומן של הרצאות לעובדים חשובות לא פחות מנושא ההרצאה עצמו. הרצאות רבות יכולות להתקיים דווקא בלוקיישנים שאינם פורמלים. בשנים האחרונות הולך ותופס תאוצה הטרנד של הרצאות על הבר למשל, מה שמאפשר לעובדים להרגיש את הניתוק הדרוש ממקום העבודה.
הרצאות לעובדים יכולות להתקיים גם בארגונים אחרים מחוץ לארגון בו עובדים, כדי לחוות סביבת עבודה שונה מעט ולרענן את האווירה. הרצאות מסוג זה יהיו יותר בעלות אופי מקצועי ויוכלו להקנות ידע מסוים בתחום המומחיות של החברה המארחת.

מי המרצה?

אולי זו השאלה החשובה ביותר. לעתים פחות חשוב היכן מתקיימות הרצאות לעובדים ויותר משמעותי מי מעביר את ההרצאה. הרצאות יכולות להיות הצלחה גדולה או כישלון – תלוי במי שמעביר את ההרצאה. לכן, בשלב בו בוחרים את המרצה ואת נושא ההרצאה, חשוב להקדיש מחשבה ולוודא שהמרצה אותו אנו בוחרים יהיה האדם המתאים ביותר. כדאי לקחת המלצות על מרצים ומרצות בתחומים אשר רלוונטיים לכם, וכמובן אם מתאפשר, ללכת ולשמוע אותם מעבירים הרצאה. רצוי שזו תהייה הרצאה זהה להרצאה בה אתם מעוניינים. הכריזמה של המרצה, הלהט בעיניים כאשר הוא או היא מעבירים את תכני ההרצאה, חשובים לא פחות מהמיקום בו מתקיימת ההרצאה.

יותר ויותר ארגונים מבינים שכיום אי אפשר להתקדם התקדמות ממשית בלי לעשות שימוש חכם בבינה עסקית. בעולם העסקי מידע רב נשמר במערכות המידע הפנים ארגוניות, ועל מנת שיהיה לו ערך ממשי יש צורך להפיק תובנות עסקיות מכמות המידע העצומה הזו. חברת גרינהאוס מתמחה ביצירה ובהטמעה של מערכות BI ובהן מערכת מידע גיאוגרפי, שמאפשרות להוציא יותר מהמידע הארגוני ולקבל באמצעותו החלטות חכמות יותר.

ללמוד מהמידע הנצבר

מערכות בינה עסקית כמו המערכות של גרינהאוס, מאפשרות כאמור להפיק תובנות של ממש מהמידע הארגוני. יותר מכך, זהו בהחלט כלי שמעניק יכולת לקבל החלטות ניהוליות חשובות, שיש באפשרותן לסייע למנכ"ל ולצוות הניהול הבכיר לקבל תשובות מדויקות וגם מהירות יותר לשאלות חשובות. בדרך זו ניתן לבדוק גם איפה נמצאת החברה בהקשר למטרות שהוצבו ועד כמה היא מצליחה להתקדם לעבר היעדים העתידיים. הייחוד של גרינהאוס הוא בין היתר בכך שהיא חלק מקבוצה איכותית ומצומצמת של חברות BI ישראליות, שמספקות שירותים ומוצרים עבור עסקים ממגוון סוגים.

חשיבה עסקית גלובלית

התובנה אליה הגיעה חברת גרינהאוס היא שיש ערך עצום לאימוץ נקודת מבט רחבה ככל האפשר על פעילות עסקית של ארגונים. זה משמש חברות וארגונים שונים בגיבוש האסטרטגיה הכללית של הארגון. מערכת מידע גיאוגרפי, פרי פיתוח של גרינהאוס פועלת באמצעות מידע שמופיע באופן חזותי עם מפות וירטואליות. המערכת מעניקה לארגונים שונים ומגוונים נקודת מבט "מלמעלה" על פעילותם העסקית. כלי הבינה העסקית מתרגם את המידע של מערכת מידע גיאוגרפי לתובנות עסקיות של ממש. בדרך זו יכול הארגון לשעוט קדימה בעולם העסקי בצורה חכמה ויעילה. היתרון במידע הגיאוגרפי כפי שהוא בא לידי ביטוי במערכת זו, הוא בגמישות של מערכת הבינה העסקית. יחד עם היכולת של המערכת לתרגם מידע לידע חזותי, ניתן להפיק תובנות בזמן אמת על ידי יחידות ומחלקות שונות בארגון. האפקט של שימוש במערכת כזו הוא יעילות שמתורגמת להצלחה פיננסית ועסקית.

ייחודיות המערכת

לא מספיק לפתח מערכת מידע גיאוגרפי, ההטמעה החכמה היא זו שעומדת בבסיס ההצלחה של גרינהאוס ומערכות נוספות שלה. הטמעת המערכת בארגון מאפשרת יתרונות רבים: יצירה של התראות על בסיס של מדדים שונים (כלכליים, אקלימיים, דמוגרפיים וכן הלאה), לנתח את היחס בין מוקדי מכירה לבין המיקום הגיאוגרפי שלהם, פיתוח של מהלכים אסטרטגיים אשר נסמכים על תצוגות מפה ומידע ויזואלי, ניתוח מרכזי רווח והפסד לפי מיקומים גיאוגרפיים ועוד. בשנים האחרונות, השימוש בכלים חכמים כמו מערכת מידע גיאוגרפי הולך ותופס תאוצה ונעשה יותר ויותר דומיננטי. ליווי ותמיכה בתהליך ההטמעה של המערכת ולאחריו, מאפשרת לחברות ולארגונים להפיק יותר מהמידע הארגוני. המידע הנצבר בארגון הופך באמצעים טכנולוגיים מהירים ויעילים לכלי חכם שמאפשר לקבל החלטות עסקיות נבונות יותר שמסתמכות על נתונים ופחות על תחושות בטן.