מה חשוב לדעת על בדיקת נוכחות?

שעון מחוגים

ניהול עסק או חברה דורש ניהול נכון גם של כוח האדם בחברה. אחד החלקים המהותיים במעקב יעיל ונוח אחר העובדים בחברה הוא דיווח הנוכחות. לא רק חברות גדולות נדרשות להתקנת שעוני נוכחות במרחבי העבודה, אלא גם עסקים קטנים שמעסיקים מספר מצומצם של עובדים צריכים שעון נוכחות בעסק. כשניתן לעבוד בו זמנית מכמה מקומות פיזיים – ועדיין לעבוד באותו מקום עבודה, צריך פיתרון מתקדם. כך תנהלו את מצבת העובדים באופן אפקטיבי ומדויק.

ניהול מדויק של שעות העבודה

אחד ההיבטים החשובים ביותר לאפקטיביות של עסק קטן או חברה גדולה הוא דיווח הנוכחות. בעסקים קטנים רבים, דיווח הנוכחות אינו מתבצע כלל באמצעות שעון נוכחות אלא על ידי רישום ידני של שעת הכניסה לעבודה ושעת היציאה מהעבודה. הדבר אולי נוח כאשר מדובר על עובד אחד או שניים, אך במידה ויש מספר גדול יותר של העובדים, העניין מתחיל להיות מסובך. לעתים עובדים מפספסים את המעקב ורושמים שעות לא מדויקות או שאינם מדווחים כנדרש. אם תוסיפו לכך גם את נושא ימי החופש והעדרויות שונות של העובדים בעסק, תקבלו מעקב לא מדויק. כדי לעשות את זה נכון, שעוני נוכחות צריכים להיכנס לתמונה וכעת נשאלת השאלה: מה שיטת רישום הנוכחות היעילה ביותר?

דיווח נוכחות ממוחשב

דיווח נוכחות באמצעות שעון נוכחות פשוט שמוצב בכניסה למקום העבודה, היא השיטה הישנה והמוכרת לכל. השיטה הזו הייתה נכונה לתקופת עבר, בה המחשבים פחות היו נוכחים בחיינו ולא הקלו על עבודת הרישום והדיווח כמו בימים אלה. שעוני נוכחות מתקדמים יותר, הם אלה שמאפשרים לעובד לעדכן את שעת הכניסה והיציאה שלו באמצעות עמדת המחשב שלו בעבודה או על ידי אפליקציה אותה ניתן להתקין בכל טלפון חכם. בדרך זו הרישום הופך מדויק יותר, העובדים פחות מפספסים וכל המידע יכול להיות מעודכן בזמן אמת במערכת ניהול משאבי האנוש של העסק או החברה.

להפיק יותר מהמערכת

מעבר לדיוק שבעבודה עם שעוני נוכחות ממוחשבים או באמצעות אפליקציה, קיימת האפשרות להפיק נתונים יותר מתקדמים מהמערכת. על ידי שימוש נכון במערכת, ניתן להבין כמה שעות נוספות אם בכלל, עושים העובדים בחברה. כמו כן ניתן להבין האם מדובר במחלקה ספציפית שבה חסרות שעות עבודה או שיש שעות נוספות מרובות. כל תהליך הפקת המשכורות הופך פשוט יותר, משום שהמערכת מקבלת את כל הנתונים בזמן אמת ויכולה להוציא את המשכורות בתוך פרק זמן קצר ביותר. יתרון מהותי נוסף של שעון נוכחות אשר מותקן באפליקציה הוא הניידות. עובדים רבים אינם עובדים פיזית במקום העבודה: הם עובדים מהבית, נדרשים לנסיעות במסגרת התפקיד שלהם או שנמצאים במקום מרוחק כמו מדינה אחרת. אפליקציית שעוני נוכחות כזו מאפשרת לקבל את הנתונים בתוך זמן קצר, ולייעל את תהליך דיווח הנוכחות לעובדים וגם למחלקת משאבי האנוש בארגון.

לעורר מוטיבציה במקום העבודה

בחורה עם אוזניית טלפון

אחת הסוגיות שמנהלים ומנהלות רבים מתחבטים בהן היא המוטיבציה של העובדים במקום העבודה. בעולם שבו יש ימי גיבוש בלי סוף, נופשים ועוד שלל פינוקים ואירועים שמטרתם לגרום לעובדים להגיע עם חיוך לעבודה, קשה למצוא את הנוסחה שבאמת תבטיח את זה. דרך נהדרת להעניק ערך מוסף הן הרצאות לעובדים, שיכולות להתקיים במקום העבודה או בכל מרחב אחר. הרצאות מאפשרות לעורר מוטיבציה במגוון דרכים.

לעובדים חדשים בחברה

נכון, סוגית המוטיבציה במקום העבודה עולה פעמים רבות בקרב עובדים ותיקים יותר. אבל, הדרך ליצור סביבה מלאת תוכן מתחילה עם צעדיו הראשונים של העובד בחברה. הרצאות לעובדים חדשים למשל, לא חייבות להיות הרצאות שסוקרות רק את הארגון ואת בעלי התפקידים בו. בהחלט אפשר ליצוק תוכן אחר להרצאות האלו ולהביא מרצים שידברו על נושאים שרלוונטיים לעובדים החדשים בחברה.
הרצאות מהסוג הזה ניתן לקיים במקום העבודה, וכמובן תמיד יש את האפשרות להוסיף קצת עניין ולקיים אותן בלוקיישן קצת אחר ואולי פחות "מעונב".

מה נותן את הטון?

כאשר בוחרים הרצאות עבור עובדים ועובדות בחברה, צריך קודם כל לחשוב על המטרה. מה הייעוד של הרצאות לעובדים בארגון מסוים? האם הן אמצעי להעשרה או פשוט תוכן מקצועי שחשוב שיועבר בדרך מעניינת ולא שגרתית? עובדים תמיד ישמחו להשתתף בהרצאה שמדברת אליהם ועליהם, ומאפשרת להם לרכוש ידע רלוונטי, גם אם מדובר בנושא שלא מחובר ישירות לתחום העבודה שלהם. הרצאות אלה נותנות ערך רב לעובדים, שוברות במעט את שגרת יום העבודה ומאפשרות לעורר מוטיבציה ונאמנות למקום העבודה גם בקרב עובדים ותיקים.

באיזה לוקיישן?

מיקומן של הרצאות לעובדים חשובות לא פחות מנושא ההרצאה עצמו. הרצאות רבות יכולות להתקיים דווקא בלוקיישנים שאינם פורמלים. בשנים האחרונות הולך ותופס תאוצה הטרנד של הרצאות על הבר למשל, מה שמאפשר לעובדים להרגיש את הניתוק הדרוש ממקום העבודה.
הרצאות לעובדים יכולות להתקיים גם בארגונים אחרים מחוץ לארגון בו עובדים, כדי לחוות סביבת עבודה שונה מעט ולרענן את האווירה. הרצאות מסוג זה יהיו יותר בעלות אופי מקצועי ויוכלו להקנות ידע מסוים בתחום המומחיות של החברה המארחת.

מי המרצה?

אולי זו השאלה החשובה ביותר. לעתים פחות חשוב היכן מתקיימות הרצאות לעובדים ויותר משמעותי מי מעביר את ההרצאה. הרצאות יכולות להיות הצלחה גדולה או כישלון – תלוי במי שמעביר את ההרצאה. לכן, בשלב בו בוחרים את המרצה ואת נושא ההרצאה, חשוב להקדיש מחשבה ולוודא שהמרצה אותו אנו בוחרים יהיה האדם המתאים ביותר. כדאי לקחת המלצות על מרצים ומרצות בתחומים אשר רלוונטיים לכם, וכמובן אם מתאפשר, ללכת ולשמוע אותם מעבירים הרצאה. רצוי שזו תהייה הרצאה זהה להרצאה בה אתם מעוניינים. הכריזמה של המרצה, הלהט בעיניים כאשר הוא או היא מעבירים את תכני ההרצאה, חשובים לא פחות מהמיקום בו מתקיימת ההרצאה.

להפיק יותר מהבינה העסקית

שעון מחוגים

יותר ויותר ארגונים מבינים שכיום אי אפשר להתקדם התקדמות ממשית בלי לעשות שימוש חכם בבינה עסקית. בעולם העסקי מידע רב נשמר במערכות המידע הפנים ארגוניות, ועל מנת שיהיה לו ערך ממשי יש צורך להפיק תובנות עסקיות מכמות המידע העצומה הזו. חברת גרינהאוס מתמחה ביצירה ובהטמעה של מערכות BI ובהן מערכת מידע גיאוגרפי, שמאפשרות להוציא יותר מהמידע הארגוני ולקבל באמצעותו החלטות חכמות יותר.

ללמוד מהמידע הנצבר

מערכות בינה עסקית כמו המערכות של גרינהאוס, מאפשרות כאמור להפיק תובנות של ממש מהמידע הארגוני. יותר מכך, זהו בהחלט כלי שמעניק יכולת לקבל החלטות ניהוליות חשובות, שיש באפשרותן לסייע למנכ"ל ולצוות הניהול הבכיר לקבל תשובות מדויקות וגם מהירות יותר לשאלות חשובות. בדרך זו ניתן לבדוק גם איפה נמצאת החברה בהקשר למטרות שהוצבו ועד כמה היא מצליחה להתקדם לעבר היעדים העתידיים. הייחוד של גרינהאוס הוא בין היתר בכך שהיא חלק מקבוצה איכותית ומצומצמת של חברות BI ישראליות, שמספקות שירותים ומוצרים עבור עסקים ממגוון סוגים.

חשיבה עסקית גלובלית

התובנה אליה הגיעה חברת גרינהאוס היא שיש ערך עצום לאימוץ נקודת מבט רחבה ככל האפשר על פעילות עסקית של ארגונים. זה משמש חברות וארגונים שונים בגיבוש האסטרטגיה הכללית של הארגון. מערכת מידע גיאוגרפי, פרי פיתוח של גרינהאוס פועלת באמצעות מידע שמופיע באופן חזותי עם מפות וירטואליות. המערכת מעניקה לארגונים שונים ומגוונים נקודת מבט "מלמעלה" על פעילותם העסקית. כלי הבינה העסקית מתרגם את המידע של מערכת מידע גיאוגרפי לתובנות עסקיות של ממש. בדרך זו יכול הארגון לשעוט קדימה בעולם העסקי בצורה חכמה ויעילה. היתרון במידע הגיאוגרפי כפי שהוא בא לידי ביטוי במערכת זו, הוא בגמישות של מערכת הבינה העסקית. יחד עם היכולת של המערכת לתרגם מידע לידע חזותי, ניתן להפיק תובנות בזמן אמת על ידי יחידות ומחלקות שונות בארגון. האפקט של שימוש במערכת כזו הוא יעילות שמתורגמת להצלחה פיננסית ועסקית.

ייחודיות המערכת

לא מספיק לפתח מערכת מידע גיאוגרפי, ההטמעה החכמה היא זו שעומדת בבסיס ההצלחה של גרינהאוס ומערכות נוספות שלה. הטמעת המערכת בארגון מאפשרת יתרונות רבים: יצירה של התראות על בסיס של מדדים שונים (כלכליים, אקלימיים, דמוגרפיים וכן הלאה), לנתח את היחס בין מוקדי מכירה לבין המיקום הגיאוגרפי שלהם, פיתוח של מהלכים אסטרטגיים אשר נסמכים על תצוגות מפה ומידע ויזואלי, ניתוח מרכזי רווח והפסד לפי מיקומים גיאוגרפיים ועוד. בשנים האחרונות, השימוש בכלים חכמים כמו מערכת מידע גיאוגרפי הולך ותופס תאוצה ונעשה יותר ויותר דומיננטי. ליווי ותמיכה בתהליך ההטמעה של המערכת ולאחריו, מאפשרת לחברות ולארגונים להפיק יותר מהמידע הארגוני. המידע הנצבר בארגון הופך באמצעים טכנולוגיים מהירים ויעילים לכלי חכם שמאפשר לקבל החלטות עסקיות נבונות יותר שמסתמכות על נתונים ופחות על תחושות בטן.

 

 

 

אמצעי קידום עסקי נייד

כשיש לנו עסק שמוכר מוצר או שירות, אנחנו נרצה שידעו עליו כמה שיותר. קיימים כיום מגוון של אמצעי פרסום, כשאחד היעילים הוא רול אפ. לא רק שהשימוש בו פשוט ונוח, הוא גם נייד ומאפשר לכם להגיע איתו לכל מקום בו תרצו שהוא יופיע. הרולאפ יכול להופיע בכנסים או תערוכות, אבל גם בכניסה לבית העסק עצמו. מתי נשתמש בו? מדוע הוא כל כך יעיל? ומה חשוב לדעת כדי למצוא את הרול אפ המושלם עבורנו? קיראו כאן.

מה הוא עושה?

לכאורה, נראה שכשלעצמו רול אפ אינו עושה יותר מדי. אנשים רבים סבורים בטעות כי מדובר ב"חתיכת שלט" ותו לא. אז זהו, שממש לא. רול אפ הוא מתקן אשר משמש בתור שלט. ניתן לקחת אותו למקומות שונים בקלות, ולהרכיב או לפרק אותו בצורה פשוטה. על בד שמשונית איכותי יודפס טקסט שיווקי שמציג את המוצר או את השירות אותו אנו מעוניינים לפרסם. הבד מחובר לבסיס האלומיניום של המתקן – והרי לכם רול אפ. היות ומתקן זה פשוט מאוד לקיפול ופתיחה וגם לנשיאה ממקום למקום, הוא נחשב לאמצעי פרסום יעיל ופופולארי בקרב עסקים רבים.

למה הוא משמש?

או במילים אחרות: לשם מה צריך רול אפ? נשתמש בו במצבים בו יש לנו מוצר או שירות כלשהו, שאנו מעוניינים לחשוף ולהציג בפני קהל. הרולאפ יכול להציג תרשימים, הסבר קצר על המוצר או השירות וכמובן את פרטיו של העסק. בתערוכות ובכנסים למשל, רול אפ יכול לשמש את נותני החסות לאירוע, או מי שיש לו דוכן ורוצה להציג את מה שהוא מוכר או מציע בדוכן. כאשר מדובר על פרסום של בתי עסק, רולאפ יוכל להיות מוצב ממש בכניסה לבית העסק, כדי למשוך לקוחות פוטנציאלים שעוברים במקום. כמו כן, הוא יעיל כדי להבליט את בית העסק ולאפשר לאנשים למצוא אותו בקלות ולהבין מה ניתן לקבל בתוכו. בשונה מאמצעי פרסום אחרים כמו שלטי פרסומת, הרולאפ הוא אמצעי נייד וזה יתרונו הגדול. בשונה מפלאיירים או אמצעי פרסום ניידים אחרים, הוא מספיק דומיננטי בנוף כדי שאי אפשר שלא להתייחס אליו.

להשתמש בחוכמה

אם השתכנעתם שיש לכם צורך בשימוש באמצעי כמו רול אפ עבור העסק שלכם, עכשיו מגיע השלב היותר מורכב. ראשית, חשוב לעצב אותו בצורה שנראית נעימה לעין ומצליחה להעביר את המסר שהעסק מעוניין להעביר. ריבוי של טקסט בתוך רול אפ עשוי להיות פחות אפקטיבי, ועל כן חשוב להיות חדים וממוקדים בהעברת המסר. ההדפסה של הרולאפ צריכה להיות איכותית כדי שהוא לא יקרע או שהצבעים לא יראו בבירור. כאשר אתם ניגשים לעצב ולהכין את הרולאפ, חשוב לקחת בחשבון את המיקום בו הוא יוצב. אם הוא צפוי לעמוד לאורך ימים רבים במיקום חיצוני, עליו להיות חזק יותר בהשוואה לרולאפ שאמור להיות מוצב במשך יום אחד בלבד בחלל סגור.

 

 

 

 

במקום הנכון ובזמן הנכון – ניהול נוכחות חכם

שעון מחוגים

עולם העבודה כיום דורש ממעסיקים וממנהלי כוח אדם חשיבה מחודשת על ניהול הנוכחות. שיטות ישנות של שעון נוכחות לא דיגיטלי כבר ממש לא יכולות לתת מענה לצרכים המשתנים של העובדים ושל המנהלים בארגונים. ולכן, יותר ויותר ארגונים מיישמים דיווח נוכחות באמצעות אפליקציה שעון נוכחות שיכולה לתת את המענה המתקדם ביותר.

דיווח נוכחות סלולארי

כיום במקום שעון נוכחות מיושן, ניתן לדווח נוכחות באמצעות אפליקציה שעון נוכחות. האפליקציה מותקנת במכשיר הסלולארי של העובד, ובאמצעותה ניתן לבצע פעולות מגוונות בנוגע לשעות העבודה. השימוש באפליקציה הוא אידיאלי לעובדים שאופיו של התפקיד שלהם מכתיב להם הימצאות לאורך ימים רבים או שעות רבות מחוץ למשרד. המשמעות היא שעובדים אלה לא מבצעים החתמה של כרטיס העובד באופן המוכר לכולם. מענה זה מאפשר להם לדווח על שעות העבודה שלהם בצורה נכונה ומדויקת. אפליקציה שעון נוכחות היא פתרון מצוין גם לדור החדש של עובדי הייטק: עובדים שאינם נמצאים פיזית במקום העבודה ועובדים בעיקר מהבית. האפשרות לעשות שימוש זה בדיווח באמצעות שעון נוכחות מהדור החדש יכולה להיות מאוד יעילה כאשר מדובר גם בעובדים שנמצאים מעבר לים, ועובדים משם בשגרה. לא נדיר למצוא עובדים אלה כיום בעולם ההייטק, ולא רק שם.

פונקציות נוספות של המערכת

הדיווח באמצעות אפליקציה שעון נוכחות אשר מותקנת על הטלפון הסלולארי, כולל יתרונות נוספים. בשונה מדיווח באמצעות שעון נוכחות מיושן, יש מגוון פונקציות שהמערכת מאפשרת. ראשית, העובד העושה שימוש באפליקציה יכול לבצע דיווח של כניסה ויציאה גם ממשימות אשר הוגדרו לו. באמצעות הדיווח הזה ניתן לעקוב אחר המשימות, לנתח את שעות העבודה לפי העובד שביצע את המשימה ולהפיק תובנות בנוגע לזמן העבודה על כל משימה. בנוסף, אפליקציה שעון נוכחות מאפשרת לעובד לדווח על היעדרות שלו בשל נסיבות שונות כמו: מחלה, חופש וכן הלאה). ניתן גם לבצע דיווח במערכת מסוג זה אודות מכירות שמבוצעות על ידי העובד, וזהו יתרון מהותי עבור סוכני מכירות שמתוקף תפקידם הם ניידים ונוסעים מלקוח ללקוח. אלה כאמור רק חלק מהאפשרויות שהמערכת מעניקה לעובד וכמובן שגם למנהלים.

יתרונות משמעותיים למנהלים

בשונה משיטות אחרות של עבודה עם שעון נוכחות, דיווח על ידי אפליקציה שעון נוכחות מאפשר יתרונות רבים למנהלים ולמעסיקים. כאשר דיווח המשימות נעשה באמצעות האפליקציה, גם העובד וגם המנהל יכולים לנתח בזמן אמת את יעילות העבודה, ואת הזמן שלוקח לבצע כל אחת מהמשימות. המנהלים גם יכולים לאתר באופן מהיר האם יש עובד מסוים אשר מתעכב באופן שגרתי על משימות, או שיש עובד אשר מבצע את משימותיו בצורה מהירה במיוחד. לנתונים אלה יש השלכות על היעילות העסקית של הארגון ועל חלוקת העבודה בו. נתונים אשר שעון נוכחות פשוט אינו יכול לספק, וניתן לקבל אותם רק באמצעות מערכת חכמה כמו אפליקציה שעון נוכחות.

כך מוצאים עובדים – בקלות

בחורה עם אוזניית טלפון

הקמתם עסק, ואתם מעוניינים להרחיב אותו ולצרף עובדים נוספים. זה נשמע כמו דבר יחסית פשוט, אך למעשה חיפוש עובדים יכולה להיות משימה מפרכת. כאשר דרושים עובדים מכל סוג לכל היקף משרה, יש צורך כמובן לפרסם מודעת דרושים. בין אם דרושים נהגים לעסק שלכם, או שאתם מעוניינים לפרסם מודעת דרושים בחיפה והקריות או בתל אביב, כך תעשו זאת בדרך היעילה ביותר.

עובדים לסוגי עבודות שונים

בחיפוש עבודה או בפרסום מודעה של דרושים עובדים, צריך קודם כל להכיר את השוק אשר אליו אנחנו מתייחסים. אם דרושים נהגים לעסק שלכם, עליכם לחשוב בראש ובראשונה איזה סוג רישיון עליהם להחזיק. במידה ובעסק שלכם הדרישה היא לנהיגה על משאיות כבדות, חשוב שלעובד אותו אתם מחפשים יהיה את הרישיון המסוים עבור כלי רכב זה.
פרסום במדור דרושים חיפה והקריות בין אם באתרי אינטרנט או בעיתונים שונה לגמרי מפרסום מודעה דומה באזורים אחרים של הארץ למשל. יתכן וההיצע של עובדים מהסוג אותו אתם מחפשים הוא נמוך בחלק מסוים של ישראל וחשוב לקחת בחשבון קושי זה.

הכשרה מעשית בתפקיד

מרבית מקומות העבודה אשר מפרסמים כי דרושים עובדים מציינים בפירוט המשרה המסוימת האם קיימת הכשרה במסגרת התפקיד. לתפקידים המפורסמים במודעת דרושים נהגים, על העובד להיות מוכשר מראש לתפקיד (על ידי השגת רישיון מתאים לנהיגה ברכבים מסוגים שונים) ואילו לגבי משרות בחברות תקשורת או במוקדי שירות לקוחות למשל ההכשרה מתקיימת כמעט תמיד במסגרת התפקיד.
במקרה והתפקיד מציע הכשרה כחלק מתהליך הקבלה לעבודה, חשוב לציין זאת במודעת הדרושים. אם פרק הזמן של ההכשרה הוא ארוך מהרגיל יש לקחת זאת בחשבון – ולציין זאת. במידה והתפקיד מצריך ניסיון קודם בתחום או היכרות עם מערכות ספציפיות, חשוב לפרט זאת במודעת הדרושים כדי לסנן מועמדים שאינם מתאימים.

איפה לפרסם את המשרה?

מגוון האפשרויות הקיימות כיום לפרסום מודעת דרושים עובדים מכל סוג הוא רחב. קיימת האפשרות המסורתית לפרסם משרות בעיתונים שונים. כך למשל אם מדובר על משרה אשר פונה למיקום מסוים כמו באר שבע או הצפון, אפשר לשקול פרסום במקומונים. פרסום מודעת דרושים בחיפה והקריות בתוך מקומון יכול להיות אפקטיבי יותר מאפיקי פרסום אחרים.

גם רשתות חברתיות הן כלי נהדר לפרסום מודעת דרושים עבור העסק. בין אם אתם מעוניינים לפרסם כי דרושים נהגים או נציגי שירות לעסק, תוכלו לעשות זאת בקלות ולהגיע בדרך זו אל מועמדים פוטנציאליים. הפרסום בלוחות הדרושים באתרי אינטרנט ייעודיים אף הוא אפקטיבי ומאפשר למועמד ליצור סינונים בהתאם לסוג המשרה, היקף המשרה וכמובן האזור בארץ. הקפידו לציין במודעת הדרושים את כל הפרטים הרלוונטיים, כדי לאפשר רק למועמדים המתאימים לפנות אליכם. סינון מועמדים רבים אשר אינם מתאימים בהכרח תהייה משימה מפרכת שיכולה לגזול מכם זמן יקר ומשאבים.

אפליקציה מתקדמת לניהול נוכחות

בחורה עם אוזניית טלפון

ניהול עובדים בצורה יעילה כרוך בחשיבה רבה, כאשר העניינים הטכניים מהווים חלק חשוב ובלתי נפרד מהעבודה היום יומית בניהול משאבי אנוש. חישוב השכר של העובדים בארגון יכול להיות מבוצע באמצעים פשוטים כמו שעון נוכחות רגיל ולא מתוחכם, אך ניתן ואף רצוי להתקדם לשימוש במערכות מתוחכמות יותר כמו אפליקציית שעון נוכחות הכוללת יתרונות רבים הן לעובדים והן למנהלי משאבי האנוש בחברה. בעולם מתקדם וטכנולוגי, גם הפתרונות לניהול מדויק של מצבת העובדים צריך להיות חכם יותר.

ניהול נוכחות עובדים

החוק מחייב ארגונים וחברות לבצע רישום נוכחות מדויק, ולהתקין שעון נוכחות על מנת לעשות זאת. נוכחות העובדים צריכה להיות מדויקת על מנת שכל הנתונים יהוו חלק מחישוב השכר של כל עובד ועובד.

ניתן לבצע רישום נוכחות באמצעים יותר מתקדמים וחכמים כמו אפליקציית שעון נוכחות. מדובר באפליקציה המאפשרת לעובדים נגישות מירבית מכל מקום בו הם נמצאים. רישום נוכחות בשיטה זו מעניק זמינות רבה של כלי הרישום בקרב עובדים, בייחוד עובדים אשר אינם נמצאים מדי יום במשרדי החברה או שעבודתם היא עבודת שטח. האפליקציה לרישום הנוכחות מאפשרת תפעול פשוט וזמין מכל מקום בו ימצא העובד. ארגונים וחברות עושות שימוש במערכת לניהול נוכחות המאפשרת לעובד להזין שם משתמש וסיסמה ולעדכן את נוכחותם. לא רק שהדבר נוח ופשוט עבור העובד אלא שהמעסיק מקבל רישום מסודר ומדויק של נוכחות העובדים.

שימוש באפליקציה

כאמור, קיימת אפשרות לבצע רישום נוכחות על ידי שעון נוכחות פשוט, אך אפליקציית שעון נוכחות היא יעילה יותר. באמצעות האפליקציה ניתן לבצע פעולות שונות  בנוגע לשעות העבודה, דרך הטלפון הנייד. האפליקציה פועלת למעשה בתור שעון נוכחות לעובד, וניתן להוריד אותה בכלל מכשיר טלפון חכם מחנות האפליקציה. ניתן לעשות שימוש במערכת עבור כל סוג של עובד, אך היא יעילה במיוחד כאשר מדובר בעובדים הנדרשים להימצא מחוץ למשרדי החברה במשך ימים או שעות ארוכות. הצורך שלהם להחתים את כרטיס העובד ולציין את השעה בו התחילו וסיימו לעבוד עדיין קיים ועל כן הפתרון הזה יכול להימצא כאידאלי עבורם.

יתרונות התפעול של האפליקציה

באמצעות אפליקציית שעון נוכחות יכולים העובדים לא רק לדווח על כניסה ויציאה מהעבודה (בדומה לפעולת שעון נוכחות). העובדים יכולים לדווח בתוך האפליקציה על הזמנים בהם התחילו וסיימו את המשימות אשר הוקצו להם. השימוש באופן זה יכול להעניק תמונה מלאה יותר על דפוסי העבודה של העובדים. המנהלים יכולים לנתח באופן מעמיק את שעות עבודתם של העובדים ואת הזמן אשר הוקדש עבור כל אחת מהמשימות שהוקצו להם. בנוסף לפעולות הבסיסיות של אפליקציית שעון נוכחות, קיימת האפשרות לנתח מספר פרמטרים כמו כמות המכירות היומית לעובד, מספר הפגישות היומי שביצע העובד ועוד. תוכנת שעון נוכחות זו מאפשרת התממשקות עם מערכות נוספות, בהן מערכת השכר של הארגון.