אתם בוודאי מזדהים עם התחושה הזו: מגיעים בבוקר למשרד, היום עוד לא ממש התחיל אבל אתם כבר ממש מחכים לקפה. לא בכל משרד או חברה ניתן למצוא מכונת קפה מקצועית, ופעמים רבות מכונת קפה למשרד תהייה מכונה פשוטה ולעתים מיושנת. במידה ואתם אחראים על הנושא בארגון שלכם, הנה כמה דברים שכדאי לדעת כדי להפוך את הבוקר של העובדים לקצת יותר מרענן.

הרבה או מעט?

כמה עובדים נמצאים במשרדי החברה? הנתון הזה חשוב על מנת להכריע כמה מכונות קפה לקנות וגם איזה סוג של מכונת קפה למשרד מתאים ביותר. רכישה של מכונת קפה למשרד צריכה לעמוד בדרישות השימוש של העובדים וגם להיות מותאמת לעומס העבודה איתה: במקום עבודה גדול – סביר להניח שהעומס יהיה גדול, במקום עבודה קטן ניתן להסתפק במכונת קפה קטנה או מכונת קפה מקצועית אשר מיועדת למספר קטן של משתמשים ובהיקף נמוך.
במידה ויש לכם את האפשרות, כדאי לבדוק על מנת להעריך את מספר כוסות הקפה אותן העובדים שותים ביום העבודה. במידה ואתם מעוניינים להתייעץ עם העובדים בידקו האם יש העדפה של העובדים לסגנון או לסוג מסוים של קפה.
לאחר שבדקתם עם העובדים, חשוב לקחת בחשבון אנשים נוספים שאינם עובדים בחברה אך נדרשים להגיע למשרדיה. אלה יכולים להיות עובדי ניקיון או תחזוקה, אורחים או לקוחות שמגיעים לקבלת קהל וכן הלאה. גם בהם רצוי להתחשב כדי להעריך את סוג מכונת קפה למשרד שאתם בורחים ואת יכולות העבודה שלה.

מי מפעיל?

זו שאלה שחשוב מאוד להתעכב עליה. מכונת קפה מקצועית יכולה להיות מופעלת על ידי העובדים אך גם על ידי בריסטה מקצועי בחברות גדולות. במידה והעובדים הם אלה שיתפעלו את מכונת קפה למשרד, רצוי ואף מומלץ לקחת בחשבון את קלות התפעול של המכונה. אתם ממש לא רוצים מכונת קפה מקצועית ומשוכללת שיושבת ומעלה אבק במשרדי החברה משום שאיש מהעובדים אינו יודע איך להפעיל אותה.
מכונת קפה מקצועית יודעת להכין גם סוגים אחרים של משקאות חמים אשר אינם קפה כמו למשל שוקו, מוקצ'ינו וכן הלאה. בידקו האם בחברה שלכם יש צורך במכונות קפה מהסוג הזה? פעמים רבות העובדים בוחרים לשתות גם משקאות אחרים מלבד קפה, ולכן נוח מאוד להכניס מכונה כזו למקום העבודה. גם כאן הכל תלוי בתקציב אשר עומד לרשותכם. בידקו שהמכונה אותה אתם מתכוונים לרכוש, או מספר מכונות שברצונכם לרכוש, נמצאת בגבולות התקציב של החברה. בידקו מה תנאי השימוש והאם יש צורך בתשלום נוסף חד פעמי או תשלום חודשי קבוע על מנת לתפעל את מכונת הקפה.
חברות רבות חורטות על דגלן קיימות ושמירה על איכות הסביבה, ולכן במידה ואותה מכונת קפה למשרד אשר בה אתם מעוניינים היא כזו שנעשה בה שימוש גדול בקפסולות, כוסות חד פעמיות  וכן הלאה, מומלץ לקחת זאת בחשבון.